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以简单的方式处理文档管理

在文书工作完成之前,或者在当今时代,直到文件归档之后,这项工作才算完成。 为了跟踪整个组织的项目、保持合规性并保持团队尽可能高效,您需要一个跨职能团队管理和存储文件的系统。 各种类型和规模的组织都在深入研究他们管理文档的方式,并进行投资以进行改进。 事实上,到 2023 年,文档管理系统的市场价值预计将增至67.8 亿美元 。 在本文中,我们将引导您了解有关文档管理软件所需了解的所有信息,包括您应该在下一个解决方案中寻找的功能。 什么是文档管理? 文档管理是管理和跟踪文件、数据和信息的过程。它需要适当的系统和软件才能顺利运行。 ISO正式将文档描述 为“可被视为单个单元的任何记录信息或对象”。 一个 Word 文件、一张图像、一个包含数据行的 .csv 文件、一个代码包——这些都可以被视为需要有效管理的文档。

公司在将纸质文档或文件转换为电子

文档的过程中普遍采用文档管理系统(DMS)。通常,这是使用扫描仪大规模完成的。 但这并不是文档管理系统的唯一用途。 电子文档管理系统不仅仅用于接收上传的文档。 一旦这些数字文件上传,这对于组织它们至关重要。 文档管理软件是一种最终控制和组织所有数字文档(以及创建的任何新文件)数字化后的技术。 业务团队可以使用作为云文档管理软件,使他们能够将文 新加坡手机号码数据 件的管理和存储直接集成到团队的工作流程中。 以下是中一组存储图像的示例: 文档管理示例 文档管理软件有什么好处? 为您的组织实施文档管理软件有很多好处,所有这些好处都可以简化您组织的工作流程并最终提高团队的工作效率。 监管合规性 遵守政府法规需要对某些行业进行高水平的监督,例如医疗保健、食品生产和保险等。 在每种情况下,建筑文件、法律文件、保存客户数据的文件以及许多其他文件都需要正确归档。

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相关文件的安全性和组织性非常重要

以便在需要时可以调用它们。 文档管理软件将允许您为可能需要搜索文档以响应审计的内部员工直观地显示存储过程。 此外,审批和编辑历史记录都是透明的,这使得文档易于追踪和安全。 文件安全 当您使用文档管理系统时,所有文档都存储在一个位置,从而更容易保证它们的安全。 当文档和数据存储在多个位置或应用程序中时,安全漏洞会更 是列表 频繁地发生,因为信息技术 (IT) 团队要保证多个位置的安全更具挑战性。 当需要保证安全的位置较少时,您可以最大限度地降低网络攻击或黑客试图破坏您的系统以访问您的数据的风​​险。 此外,依赖云存储的文档管理将自动备份您的数据,即使发生中断也能保证敏感文件的安全。 搜索设施 即使是严密的组织系统也无法击败具有灵活、准确的搜索功能的系统。 借助有效的文档管理系统,您不仅可以通过文档标题进行搜索。

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